Oficio: es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.
Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.
Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:
- Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
- Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
- Lugar (puede ser opcional)
- Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
- Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
- Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
- Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
- Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
- Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
- Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
- Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.
OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA, 11 DE MARZO DE 2010
Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplo de y CIA:
Marcelo Ruival Gómez
Marcelo Ruival Gómez
Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534
Referencia: 578 CSDHB534
A través de la presente quiero hacer llegar mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.
La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.
Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de vídeos con las grabaciones correspondientes.
Reciba un cordial saludo, atentamente
Dirección General Ejemplo de.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio
Marcelo Ortega y Venancio
Memorando: Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente.Su redacción debe ser breve, clara y precisa; Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial.El memorándum, al igual que en el lenguaje coloquial se le denomina “memo”, Se usa internamente para pedir o entregar información de manera rápida y sumaria. Esta comunicación constituye la vía más práctica para la tramitación y ejecución de órdenes funcionarias u otra clase de materias. Por lo mismo, en los servicios públicos el memorándum ha reemplazado a las notas.El memorándum tiene la ventaja de identificar inmediatamente a los tres factores básicos de la comunicación: EMISOR, RECEPTOR Y MENSAJE.
Generalmente el memorándum se utiliza para lo siguiente:
Conocimiento y devolución.
Conocimiento y archivo.
Petición de mayores antecedentes.
Solicitud de informe.
Remisión de informe
Dictado de resolución, etc.
El memorándum es un documento interno por naturaleza.
Características:
El memorándum se escribe en papel que no sobrepase el tamaño medio oficio que tiene impresos el membrete del organismo y los datos esenciales, a fin de facilitar su despacho. En algunos casos la numeración es correlativa para lograr la mayor funcionalidad en la distribución y el archivo.
Tomado de:
.www.oficinaimformatizada.com
Ejemplo de memorando
ELABORADO POR:MARYURIS PEREZ
FREDY ZAMORA
KENNY PEREZ
MAILLIM BUSTAMANTE
Tomado de:
.www.oficinaimformatizada.com
Ejemplo de memorando
MEMORANDO
DRH 019100
Barranquilla, 21 de Septiembre 2012
Para el señor, José Arturo Jiménez, gerente administrativo
De: Gerente General
Asunto: Asignación de responsabilidades
Me permito informarle que el día 13 de octubre se hará prevista la llegada del grupo de huéspedes de la federación cafetera, por tanto queda a cargo de direccionar y seleccionar al personal administrativo y operativo que trabajara con usted en este servicio.
El Trabajo bien realizado es un merito de superación personal.
Cordialmente
Miguel Cervantes
Gerente General
FREDY ZAMORA
KENNY PEREZ
MAILLIM BUSTAMANTE
Circular: es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado.
Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc.
Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración.
Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.
Ejemplo de circular informativa:
León, Gto., 2 de julio de 2008
CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE
Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente Circular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción.
Atentamente
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN ING. PANFILO G. ACOSTA JIMENEZ DIRECCIÓN GENERAL |
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
2- Estilo de la carta
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
- Formal, si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios; Es una carta dirigida a una persona que no conocemos o con quien no tenemos amistad. Es generalmente más breve, porque quien escribe tiene la intención de ser más preciso y concreto con lo que quiere decir.
- Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan; Es informal porque la relación es de confianza.
- Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
- Extremadamente formal, en estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).
3- Partes de la carta
Usualmente, una carta se compone de cuatro partes: encabezado (lugar y fecha; Destinatario); el cuerpo de la carta; despedida y firma. A veces se agrega una postdata.
Postdata: se agrega cuando se ha olvidado decir algo en el cuerpo de la carta.
Veamos un ejemplo de una carta informal:
Informe:
En términos generales, un informe es un texto que da cuenta del estado actual o de los resultados de un estudio o investigación sobre un asunto específico. En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Lo esencial es darse cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita comprender lo.
El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.
Partes:
Tanto el informe como otros medios de comunicación poseen sus respectivas partes como:
- Portada: Datos personales del escritor o autor y el título del informe.
- Título: Debe dar una idea clara de demostrar de lo que trata el texto
- Índice: En esta parte van señaladas todas las partes del informe y el total de páginas que contiene.
- Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.
- Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.
- Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder las interrogantes planteadas.
- Biografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo.
Tipos de informe:
- Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:
- Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”.
- Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología, antropología, psicología social, etc; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica.
- De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura.
- Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios.
- Por las características textuales los informes se clasifican en:
- Expositivos: contienen una información o una descripción del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier.
- Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción “ya realizada o, al menos, proyectada.” (Ibídem). Se denominan también propuesta o proyecto.
- Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción (es el informe más utilizado en consulto ría).
- Ejemplo de informe
